WHATSAPP DESTEK HATTI MÜŞTERİ AYDINLATMA METNİ

I. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir adresine mukim yanmarturkey@hs01.kep.tr KEP adresli, Hasan Tahsin Vergi Dairesine 9360691920 numarası ile kayıtlı Yanmar Turkey Makine Anonim Şirketi (‘’Yanmar’’ veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

II. İşlenen Kişisel Verileriniz, Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

İşlenen kişisel verileriniz; kimlik bilgisi (isim, soy isim), iletişim bilgileri (telefon numarası, e-posta adresi, şehir bilgisi, açık adres bilgisi), müşteri işlem bilgileri (sipariş, talep/şikayet, değerlendirme, geri bildirim) gibi kategorilere ayrılmaktadır.

Kişisel verileriniz, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle; e-posta, posta, faks ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak veya bizzat veri sahibinin Şirket WhatsApp kurumsal hattı üzerinden yapmış olduğu görüşmeler esnasında kişisel verilerini paylaşması suretiyle elde edilmektedir. Kişisel verileriniz, sizinle aramızdaki sözleşmenin ifası, veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi için zorunlu olması, hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve veri sorumlusu olarak meşru menfaatlerimiz için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebepleriyle işlenmektedir.

IV. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz, sizlerle sözleşme ilişkisi kurmamız ve bu sözleşme sürecinin tüm safhalarını yönetmemiz, uçtan uca pazarlama süreçlerini planlamamız ve icra etmemiz, etkin bir müşteri hizmeti sunulması için soru, talep ve iddiaların yanıtlanması, müşteri sorunlarının tespit edilmesi, tespit edilen sorunların giderilmesi, bildirim yapılması, satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliğini ve hukuki işlem güvenliğini sağlamamız ve kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirmemiz başta olmak üzere, bu verileri bizlere açıklamanıza konu olan ve aşağıda belirtilen amaçlarla işlenebilecektir:

• Sözleşmesel ve diğer yasal, idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Sözleşmeye ve kanuna aykırılıkların soruşturulması, tespiti, önlenmesi, incelenmesi ve ilgili idari veya adli makamlara bildirilmesi
• Kişisel veri sahipleriyle yapılan görüşmelerin hizmet/işlem güvenliğinin sağlanması amacıyla kaydedilmesi
• İleride Şirket ile müşteri arasında çıkabilecek uyuşmazlıkların çözümlenmesi, Şirket’in haklarını kullanması veya koruması
• Müşteri memnuniyet süreçlerinin yönetilmesi ve iletişim süreçlerinin yerine getirilmesi

V. İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılması

İş faaliyetlerinin yürütülmesi veya denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması, dijital altyapıların işletilmesi farklı paydaşlarla sürekli veri akışını zaruri kıldığı için işlediğimiz kişisel verileri belirli amaçlarla üçüncü kişilerle aktarmak durumundayız. Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; öncelikle WhatsApp üzerinden müşteri hizmetlerinin sunulması için hizmet sunan yurtiçi ve yurt dışında mukim iş ortakları ve hizmet sağlayıcılarıyla, bilişim altyapımızı sağlayan, işleten veya hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, hizmetlerin kalite kontrol, şikayet yönetimi ve risk analizi alanında hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, pazarlama süreçlerinin yönetilmesi ve potansiyel müşterilerin tespiti amacıyla ilgili iş ortaklarımızla, satış süreçlerinin yürütülmesi ve müşteri taleplerinin karşılanması amacıyla iş ortaklarımızla, iş süreçlerinin yürütülmesi, planlama, denetim ve raporlama gibi faaliyetleri gerçekleştirmek amacıyla iştirakler, topluluk şirketleri ve bağlı ortaklıklarla, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi ve dava/icra takibi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla avukatlarla ve diğer danışmanlarla, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında avukatlar, denetçiler, adli bilişim uzmanları, siber güvenlik danışmanları ve hizmet aldığımız diğer üçüncü kişilerle ve iş ortaklarıyla, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi sair resmi kurumlara, tüm süreçlerde hissedarlarımızla, risk yönetimi ve finansal raporlama süreçlerinin yürütülmesi, kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili olan diğer kamu kurum veya kuruluşlarıyla, işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak paylaşılabilecektir.

VI. Veri İşleme ve Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaçla sınırlı ve ölçülü olma ilkesi doğrultusunda işbu aydınlatma metni belirtilen amaçlarla sınırlı olarak tabi olduğumuz güncel mevzuat hükümlerinde belirtilen süreler dahilinde saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir. Veri işleme ve saklama süresine ilişkin olarak meydana gelebilecek mevzuat değişikliklerinde kişisel verileriniz, bu değişikliğe uygun olacak şekilde işlenecek ve muhafaza edilecektir.

VII. İlgili Kişinin Hakları

Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre kullanmak için yanmarturkey@hs01.kep.tr KEP adresimize kayıtlı elektronik posta yolu ile veya info@yanmar-turkiye.com e-posta adresine e-posta vasıtası ile iletişime geçebilir, Fatih Mah. Sanayi Cad. NO:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir adresine talebinizi elden iletebilir veya web sitemizde bulunan Başvuru Formunu kullanabilirsiniz. Bu şekilde başvurunuzu tarafımıza iletmeniz halinde talepleriniz en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır.  

Başvuru taleplerinizin, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında değerlendirilmesi için adınız, soyadınız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı iseniz Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaranız; yabancı uyruklu iseniz uyruğunuz ile birlikte pasaport numaranız veya yabancı kimlik numaranız, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresiniz, varsa elektronik posta adresiniz, telefon veya faks numaranız ile talep konusunu içermesi gerekmektedir. Talebinizin niteliği ve başvuru yöntemine bağlı olarak, başvurunun gerçekten size ait olduğunu doğrulayabilmek ve haklarınızı koruma altına alabilmek amacıyla ek doğrulama talebinde bulunabiliriz.

Şirketi’nin işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin yayınlandığı tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

WHATSAPP SUPPORT LINE CUSTOMER DISCLOSURE NOTICE

I. Data Controller

In accordance with the Law No. 6698 on the Protection of Personal Data ("the Law"), your personal data will be processed by Yanmar Turkey Makine Anonim Şirketi ("Yanmar" or "the Company"), which is the data controller. The Company is located at Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir, has a KEP (Registered Electronic Mail) address of yanmarturkey@hs01.kep.tr, and is registered with the Hasan Tahsin Tax Office under the number 9360691920. The scope of processing is as follows.

II. Your Processed Personal Data, Data Collection Methods, and Legal Grounds

The personal data processed is divided into categories such as: identity information (first name, last name), contact information (phone number, e-mail address, city information, full address), and customer transaction information (order, request/complaint, evaluation, feedback).

Your personal data is obtained through automatic or non-automatic methods; audibly, electronically, or in writing via e-mail, mail, fax, and other communication channels, or by the data subject sharing their personal data during conversations via the Company's corporate WhatsApp line. Your personal data is processed based on the legal grounds of: the performance of the contract between us, the necessity to fulfill a legal obligation as the data controller, the necessity of data processing for the establishment, exercise, or protection of a right, and the necessity of data processing for our legitimate interests as the data controller.

IV. Purposes of Personal Data Processing

Your personal data may be processed for the purposes stated below, which are the subject of your disclosure of this data to us. These purposes include, but are not limited to: establishing and managing all phases of our contractual relationship with you, planning and executing end-to-end marketing processes, answering questions, requests, and claims to provide effective customer service, identifying and resolving customer issues, making notifications, executing after-sales support services, ensuring information security and legal transaction security, and fulfilling our legal obligations.

• Fulfillment of contractual and other legal and administrative obligations.
• Investigation, detection, prevention, and examination of breaches of contract and law, and their notification to relevant administrative or judicial authorities.
• Recording of conversations with personal data subjects for the purpose of ensuring service/transaction security.
• Resolution of potential disputes between the Company and the customer in the future, and the exercise or protection of the Company's rights.
• Management of customer satisfaction processes and fulfillment of communication processes.

V. Transfer of Processed Personal Data

Since the execution or supervision of business activities, ensuring business continuity, and the operation of digital infrastructures necessitate a continuous data flow with various stakeholders, we are obliged to transfer the personal data we process to third parties for specific purposes. Your personal data may be shared, in line with and limited to the purposes stated above, with:

• Our domestic and international business partners and service providers that offer customer services via WhatsApp.
• Our business partners and service providers that provide, operate, or offer our IT infrastructure.
• Our business partners and service providers that offer services in quality control, complaint management, and risk analysis.
• Our relevant business partners for the management of marketing processes and the identification of potential customers.
• Our business partners for the execution of sales processes and the fulfillment of customer requests.
• Our affiliates, group companies, and subsidiaries to carry out activities such as the execution of business processes, planning, auditing, and reporting.
• Lawyers and other consultants for the execution of contract processes and lawsuit/enforcement proceedings.
• Legally authorized public institutions and private individuals or organizations.
• Lawyers, auditors, digital forensics experts, cybersecurity consultants, and other third parties and business partners with whom we receive services within the scope of fulfilling legal obligations.
• Regulatory and supervisory bodies and other official institutions such as courts and enforcement offices.
• Our shareholders in all processes.
• Other public institutions or organizations authorized to request your personal data for the execution of risk management and financial reporting processes.

VI. Data Processing and Retention Period

Your personal data will be retained in accordance with the principle of being limited and proportionate to the purpose for which it is processed and for the periods specified in the current legislation to which we are subject, limited to the purposes stated in this disclosure notice. After this period, your personal data will be deleted, destroyed, or anonymized. In the event of legislative changes regarding the data processing and retention period, your personal data will be processed and retained in a manner consistent with these changes.

VII. Rights of the Data Subject

As a data subject whose personal data is processed, you may exercise your rights under Article 11 of the Law (right to learn whether personal data is processed, to request information regarding processing, to learn the purpose of processing, to know the third parties to whom data is transferred, to request the correction of incomplete or incorrect data, to request the deletion or destruction of data, to request that all automated processes be notified to third parties, to object to analysis, and to request compensation for damages). To do so, in accordance with the Communiqué on the Procedures and Principles for Application to the Data Controller, you can contact us via our registered electronic mail address yanmarturkey@hs01.kep.tr, via e-mail at info@yanmar-turkiye.com, hand-deliver your request to the address Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir, or use the Application Form on our website. If you submit your application to us in this way, your requests will be evaluated and concluded as soon as possible, and within 30 (thirty) days at the latest.

For your application requests to be evaluated within the scope of the Communiqué on the Procedures and Principles for Application to the Data Controller, your application must include your full name, T.R. Identity Number if you are a Turkish citizen; your nationality and passport number or foreign identity number if you are a foreign national, your residential or work address for notification purposes, your e-mail address, phone or fax number if available, and the subject of your request. Depending on the nature of your request and the application method, we may request additional verification to confirm that the application truly belongs to you and to protect your rights.

The Company reserves the right to make changes to this disclosure notice at any time for reasons arising from the Law, secondary regulations, and Board decisions. Any changes made to the disclosure notice and the updated text will become effective immediately upon publication.