BAYİ ADAYI KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

I. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir adresine mukim yanmarturkey@hs01.kep.tr KEP adresli, Hasan Tahsin Vergi Dairesine 9360691920 numarası ile kayıtlı Yanmar Turkey Makine Anonim Şirketi (“Yanmar’’ veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan koşullar kapsamında işlenmektedir.

II. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Şirketimiz, kişisel verileri doğrudan bayi süreçlerinden, internet sitemizden, e-posta, posta, faks, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen veriler şeklinde elde etmekte, bu elde edilen kişisel veriler, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve sizinle aramızdaki ilişkinin icrası ve faaliyetlerin mevzuata uygunluğunun temini amaçları başta olmak üzere aşağıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak, sizlerle bir sözleşme ilişkisi kurmamız veya bu sözleşmeden kaynaklanan ifa yükümlülüğümüz ile doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sizlere ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmek için zorunlu olması (bilhassa, ticari elektronik iletilere ilişkin onay ve kayıt süreçleri) hukuki sebepleri doğrultusunda işlenmektedir.

IV. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz, sizlerle sözleşme ilişkisi kurmamız ve bu sözleşme sürecinin tüm safhalarını yönetmemiz, uçtan uca pazarlama süreçlerini planlamamız ve icra etmemiz, başvurunuzun değerlendirilmesi, bilgi güvenliğini ve hukuki işlem güvenliğini sağlamamız ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesini sağlamamamız başta olmak üzere, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, verilerinizin doğruluğunun sağlanması, istatistiksel değerlendirmeler ve pazar araştırmaları yapılması, bayi ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi ile organizasyon ve etkinlik yönetimi amaçlarıyla işlenecektir.

V. İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz, kişisel verilerinizi “bilme gereği” ve “kullanma gereği” ilkelerine uygun olarak, gerekli veri minimizasyonunu sağlayarak ve gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak işlemeye özen göstermektedir. İş faaliyetlerinin yürütülmesi veya denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması, dijital altyapıların işletilmesi farklı paydaşlarla sürekli veri akışını zaruri kıldığı için işlediğimiz kişisel verileri belirli amaçlarla yurtiçi ve yurtdışında yerleşik üçüncü kişilere aktarmak durumundayız. Ayrıca, sözleşmesel ve kanuni yükümlülüklerimizi tam ve gereği gibi yerine getirebilmemiz için kişisel verilerinizin doğru ve güncel olması çok önemlidir. Bunun için de muhtelif iş ortaklarıyla ve hizmet sağlayıcılarla çalışmak durumundayız.

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; bilişim altyapımızı sağlayan hizmet sağlayıcılarımızla, iletişim ve elektronik haberleşme alanındaki çözüm ortaklarımızla, iletişime geçilmesi amacıyla ilgili hizmet sağlayıcı ve iş oraklarımızla, profilleme, segmentasyon, analiz, kullanım tercihleri, sunulan hizmetlerin özelleştirilmesi, pazarlama ve reklam amaçlarıyla bu alanda hizmet sunan iş ortaklarımız ve hizmet sağlayıcılarımızla, iletilerin yönetilmesi için ileti yönetim sistemi (İYS) kayıt bağlamında Ticaret Bakanlığı ve yetkilendirdiği şirketle ve ileti gönderimi için yetkili ticari ileti altyapı sağlayıcıyla, finansal süreçlerin yönetimi, risklerin tespiti, değerlendirilmesi, dolandırıcılıkların önlenmesi için ilgili iş ortaklarımız, danışmanlarımız ve hizmet sağlayıcılarımızla, organizasyon ve etkinlik alanında hizmet sunan iş ortaklarımızla, hizmetlerin kalite kontrol, şikâyet yönetimi ve risk analizi alanında hizmet sunan iş ortaklarımızla, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında ilgili avukatlar, denetçiler ve uzmanlarla, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi yetkili makamlarla işbu amaçlarla sınırlı olarak paylaşılabilecektir.

VI. Veri İşleme ve Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaçla sınırlı ve ölçülü olma ilkesi doğrultusunda işbu aydınlatma metni belirtilen amaçlarla sınırlı olarak tabi olduğumuz güncel mevzuat hükümlerinde belirtilen süreler dahilinde saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir. Veri işleme ve saklama süresine ilişkin olarak meydana gelebilecek mevzuat değişikliklerinde kişisel verileriniz, bu değişikliğe uygun olacak şekilde işlenecek ve muhafaza edilecektir.

VII. İlgili Kişinin Hakları

Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre kullanmak için yanmarturkey@hs01.kep.tr KEP adresimize kayıtlı elektronik posta yolu ile veya info@yanmar-turkiye.com e-posta adresine e-posta vasıtası ile iletişime geçebilir, Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir adresine talebinizi elden iletebilir veya web sitemizde bulunan Başvuru Formunu kullanabilirsiniz. Bu şekilde başvurunuzu tarafımıza iletmeniz halinde talepleriniz en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır.  

Başvuru taleplerinizin, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında değerlendirilmesi için adınız, soyadınız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı iseniz Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaranız; yabancı uyruklu iseniz uyruğunuz ile birlikte pasaport numaranız veya yabancı kimlik numaranız, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresiniz, varsa elektronik posta adresiniz, telefon veya faks numaranız ile talep konusunu içermesi gerekmektedir. Talebinizin niteliği ve başvuru yöntemine bağlı olarak, başvurunun gerçekten size ait olduğunu doğrulayabilmek ve haklarınızı koruma altına alabilmek amacıyla ek doğrulama talebinde bulunabiliriz.

Şirket’in işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin yayınlandığı tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

PROSPECTIVE DEALER PERSONAL DATA PROCESSING DISCLOSURE NOTICE

I. Data Controller

In accordance with the Law No. 6698 on the Protection of Personal Data ("the Law"), your personal data will be processed by Yanmar Turkey Makine Anonim Şirketi ("Yanmar" or "the Company"), which is the data controller. The Company is located at Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir, has a KEP (Registered Electronic Mail) address of yanmarturkey@hs01.kep.tr, and is registered with the Hasan Tahsin Tax Office under the number 9360691920. The scope of processing is as follows.

II. Methods and Legal Grounds for Personal Data Collection

Our Company obtains personal data in an audible, electronic, or written format from data learned directly from dealer processes, our website, e-mail, mail, fax, notifications from administrative and judicial authorities, and other communication channels. This personal data is obtained in accordance with the personal data processing conditions specified in the Law and is processed for the purposes stated below, primarily for the execution of our relationship with you and ensuring the compliance of our activities with the law. The processing is based on the legal grounds of the necessity of processing your personal data directly related to the establishment of a contractual relationship with you or our performance obligation arising from this contract, and the necessity to fulfill a legal obligation (in particular, the approval and registration processes for commercial electronic messages).

IV. Purposes of Personal Data Processing

Your personal data will be processed for the purposes of: establishing and managing all phases of our contractual relationship with you, planning and executing end-to-end marketing processes, evaluating your application, ensuring information security and legal transaction security, and ensuring that our activities are conducted in compliance with the law. Other purposes include: executing communication activities, ensuring the accuracy of your data, conducting statistical evaluations and market research, executing dealer relationship management processes, carrying out customer satisfaction activities, executing risk management processes, and organization and event management.

V. Transfer of Processed Personal Data

Our Company takes care to process your personal data in accordance with the principles of "need-to-know" and "need-to-use," ensuring necessary data minimization and taking the required technical and administrative security measures. Since the execution or supervision of business activities, ensuring business continuity, and the operation of digital infrastructures necessitate a continuous data flow with various stakeholders, we are obliged to transfer the personal data we process to third parties, both domestically and internationally, for specific purposes. Furthermore, for us to fulfill our contractual and legal obligations fully and properly, the accuracy and timeliness of your personal data are of utmost importance. To this end, we must work with various business partners and service providers.

Your personal data may be shared, limited to the purposes stated above and to the extent necessary to achieve these purposes, with: Our service providers that provide our IT infrastructure. Our solution partners in the field of communication and electronic messaging. Our relevant service providers and business partners for communication purposes. Our business partners and service providers that offer services in the areas of profiling, segmentation, analysis, usage preferences, service customization, marketing, and advertising. The Ministry of Trade and the company it authorizes for communication management system (İYS) registration, and to authorized commercial communication infrastructure providers for sending communications. Our relevant business partners, consultants, and service providers for the management of financial processes, identification and evaluation of risks, and prevention of fraud. Our business partners who provide services in the organization and event area.

Our business partners that offer services in quality control, complaint management, and risk analysis. Relevant lawyers, auditors, and experts for the fulfillment of legal obligations. Authorized bodies such as regulatory and supervisory institutions, courts, and enforcement offices.

VI. Data Processing and Retention Period

Your personal data will be retained in accordance with the principle of being limited and proportionate to the purpose for which it is processed and for the periods specified in the current legislation to which we are subject, limited to the purposes stated in this disclosure notice. After this period, your personal data will be deleted, destroyed, or anonymized. In the event of legislative changes regarding the data processing and retention period, your personal data will be processed and retained in a manner consistent with these changes.

VII. Rights of the Data Subject

As a data subject whose personal data is processed, you may exercise your rights under Article 11 of the Law (right to learn whether personal data is processed, to request information regarding processing, to learn the purpose of processing, to know the third parties to whom data is transferred, to request the correction of incomplete or incorrect data, to request the deletion or destruction of data, to request that all automated processes be notified to third parties, to object to analysis, and to request compensation for damages). To do so, in accordance with the Communiqué on the Procedures and Principles for Application to the Data Controller, you can contact us via our registered electronic mail address yanmarturkey@hs01.kep.tr, via e-mail at info@yanmar-turkiye.com, hand-deliver your request to the address Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir, or use the Application Form on our website. If you submit your application to us in this way, your requests will be evaluated and concluded as soon as possible, and within 30 (thirty) days at the latest.

For your application requests to be evaluated within the scope of the Communiqué on the Procedures and Principles for Application to the Data Controller, your application must include your full name, T.R. Identity Number if you are a Turkish citizen; your nationality and passport number or foreign identity number if you are a foreign national, your residential or work address for notification purposes, your e-mail address, phone or fax number if available, and the subject of your request. Depending on the nature of your request and the application method, we may request additional verification to confirm that the application truly belongs to you and to protect your rights.

The Company reserves the right to make changes to this disclosure notice at any time for reasons arising from the Law, secondary regulations, and Board decisions. Any changes made to the disclosure notice and the updated text will become effective immediately upon publication.