ETKİNLİKLERDE KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

I. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir adresine mukim yanmarturkey@hs01.kep.tr KEP adresli, Hasan Tahsin Vergi Dairesine 9360691920 numarası ile kayıtlı Yanmar Turkey Makine Anonim Şirketi (‘’Yanmar’’ veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

II. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Şirketimiz, kişisel verileri doğrudan etkinlik ziyaretçisinin kendisinden, çevrimiçi organizasyon ve etkinlik düzenleme platformlarından, etkinlik alanı giriş kapıları, bina dış cephesi, alan girişleri, etkinlik alanları, yemekhane, kafeterya, ziyaretçi bekleme salonu, otopark, güvenlik kulübesi ve kat koridorları ve diğer hizmet alanlarında bulunan CCTV sisteminden, fiziksel formlar, e-posta, posta, faks ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen verilerden, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun bir şekilde elde etmekte, organizasyon ve etkinlik yönetimi başta olmak üzere aşağıda belirtilen amaçlarla uyumlu olarak işlemektedir.

Kişisel verileriniz, kanunlarda açıkça öngörülme (bilhassa, 5651 sayılı Kanun uyarınca internet trafik kayıtlarının işlenmesi), hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (bilhassa, zorunlu eğitimlerin yönetilmesi veya iş sağlığı/güvenliği kurallarına etkinlik alanında riayet edildiğinin takibi), veri sorumlusunun meşru menfaati (bilhassa, fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera kayıtlarının tutulması), açık rızanız (bilhassa, sosyal medya mecralarında fotoğraflarınız veya isminizin paylaşılması) hukuki sebepleriyle işlenmektedir.

III. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

IV. Kişisel Verileri İşleme Amaçları

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri bizlere açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenebilecektir:

• Etkinlik ve organizasyon yönetimi
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• Etkinlik alanının düzenlenmesi, katılımcıların belirlenmesi, katılımcı kitlesinin analizi, sonraki etkinlikler için istatistik oluşturması, yaka kartı ya da katılımcı listelerinin oluşturulması
• Fiziksel mekân güvenliğinin temini
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetim ve icrası
• Ziyaretçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi
• İş ortakları, hizmet sağlayıcılar ve tedarikçi ilişkilerinin yürütülmesi
• Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Etkinlik öncesi ve sonrası katılımcılar ile iletişime geçilmesi
• Etkinliklere ilişkin olarak konuşmacıların görüşünün alınması
• Katılımcı portföyünün oluşturulması, istatiksel olarak düzenlenen etkinliklere katılım verilerinin değerlendirilmesi
• Programlar, etkinlikler, teklifler ve tüm eğitim süreçlerimiz hakkında bilgi verilmesi, bülten oluşturulması
• Etkinliğin İnternet dahil ilgili yayın mecralarında yayınlanmasının planlanması
• Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
• Gelecek tarihlerde düzenlenecek olan etkinlikler hakkında iletişime geçilmesi

V. Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz, kişisel verilerinizi “bilme gereği” ve “kullanma gereği” ilkelerine uygun olarak, gerekli veri minimizasyonunu sağlayarak ve gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak işlemeye özen göstermektedir. Etkinlik ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi veya denetimi, dijital altyapıların işletilmesi farklı paydaşlarla sürekli veri akışını zaruri kıldığı için işlediğimiz kişisel verileri belirli amaçlarla yurtiçi ve yurtdışında yerleşik üçüncü kişilere aktarmak durumundayız.

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; hissedarlarımızla, iş ortaklarımızla, iştiraklerimiz ve bağlı ortaklıklarımızla, topluluk şirketleriyle, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla özel iş ortaklığımızın olduğu şirket ve hissedarlarıyla; bilişim altyapımızı sağlayan, işleten veya hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, hizmetlerin kalite kontrol, şikayet yönetimi ve risk analizi alanında hizmet sunan iş ortaklarımızla ve hizmet sağlayıcılarımızla, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere, veri sorumlusunun meşru menfaatinin gerektirdiği hallerde özel olarak belirlenecek üçüncü kişilerle, işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecek, yurt içinde veya yurt dışında işlenebilecektir. Ayrıca;

• Etkinlik süresince güvenliğin temini amacıyla kimlik bilgileri ve kamera kayıtları gibi verilerin etkinlik alanı sahibi, etkinlik iş birliği ortakları, sponsorları ve güvenlik şirketleri gibi üçüncü kişilerle
• Ödeme faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi, muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla hizmet sağlayıcılarıyla
• Etkinlik kapsamında elde edilen fotoğraf, video gibi kişisel verileriniz sadece etkinliğin veya Şirketin tanıtımı, bilgilendirilmesi ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi amacı ile reklam, tanıtım, sosyal medya iş ortaklarıyla
• Seyahat, ulaşım, konaklama ve etkinlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası kapsamında iletişim verilerinin yurtiçinde ve yurtdışında bulunan seyahat, ulaşım, konaklama ve etkinlik organizasyon hizmetlerini sunan sağlayıcılarıyla
• Etkinlik alanına giriş ve çıkış bilgilerinin yasal zorunluluklar nedeniyle kimlik ve iletişim bilgilerinin kolluk kuvvetleriyle
• Log kayıtlarının resmî kurumlar ile paylaşılması ve kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda kolluk kuvvetleri, savcılık ve mahkeme gibi resmî kurumlar ile paylaşılması söz konusudur.

VI. Veri İşleme ve Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaçla sınırlı ve ölçülü olma ilkesi doğrultusunda işbu aydınlatma metni belirtilen amaçlarla sınırlı olarak tabi olduğumuz güncel mevzuat hükümlerinde belirtilen süreler dahilinde saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir. Veri işleme ve saklama süresine ilişkin olarak meydana gelebilecek mevzuat değişikliklerinde kişisel verileriniz, bu değişikliğe uygun olacak şekilde işlenecek ve muhafaza edilecektir.

VII. İlgili Kişinin Hakları

Kişisel verisi işlenen ilgili kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre kullanmak için yanmarturkey@hs01.kep.tr KEP adresimize kayıtlı elektronik posta yolu ile veya info@yanmar-turkiye.com ile iletişime geçebilir, Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir adresine talebinizi elden iletebilir veya web sitemizde bulunan Başvuru Formunu kullanabilirsiniz. Bu şekilde başvurunuzu tarafımıza iletmeniz halinde talepleriniz en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır.  

Başvuru taleplerinizin, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında değerlendirilmesi için adınız, soyadınız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı iseniz Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaranız; yabancı uyruklu iseniz uyruğunuz ile birlikte pasaport numaranız veya yabancı kimlik numaranız, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresiniz, varsa elektronik posta adresiniz, telefon veya faks numaranız ile talep konusunu içermesi gerekmektedir. Talebinizin niteliği ve başvuru yöntemine bağlı olarak, başvurunun gerçekten size ait olduğunu doğrulayabilmek ve haklarınızı koruma altına alabilmek amacıyla ek doğrulama talebinde bulunabiliriz.

Şirket’in işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin yayınlandığı tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

DISCLOSURE NOTICE ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA AT EVENTS

I. Data Controller

In accordance with the Law No. 6698 on the Protection of Personal Data ("the Law"), your personal data will be processed by Yanmar Turkey Makine Anonim Şirketi ("Yanmar" or "the Company"), which is the data controller. The Company is located at Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir, has a KEP (Registered Electronic Mail) address of yanmarturkey@hs01.kep.tr, and is registered with the Hasan Tahsin Tax Office under tax number 9360691920. The scope of processing is as follows.

II. Methods and Legal Grounds for Collecting Personal Data

Our Company obtains personal data in an audible, electronic, or written format from data learned directly from the event visitor, from online event and organization platforms, from CCTV systems located at event entry gates, building exteriors, area entrances, event areas, dining halls, cafeterias, visitor waiting rooms, parking lots, security booths, and floor corridors and other service areas, and from physical forms, e-mail, mail, fax, and other communication channels. This data is collected in accordance with the personal data processing conditions specified in the Law and is processed for the purposes listed below, primarily for organization and event management.

Your personal data is processed based on legal grounds such as explicit provision in laws (in particular, the processing of internet traffic logs under Law No. 5651), fulfillment of a legal obligation (in particular, the management of mandatory training or the monitoring of compliance with occupational health/safety rules in the event area), the legitimate interest of the data controller (in particular, the retention of camera recordings for the purpose of ensuring physical space security), and your explicit consent (in particular, the sharing of your photos or name on social media platforms).

III. Data Categories and Sample Data Types

IV. Purposes of Personal Data Processing

Your personal data listed above may be processed for the following purposes, which are the subject of your disclosure of this data to us:

• Event and organization management
• Creating and tracking visitor records
• Arranging the event space, identifying participants, analyzing the participant demographic, creating statistics for future events, and creating badges or participant lists
• Ensuring physical space security
• Planning, auditing, and executing information security processes
• Planning and executing visitors' access to information
• Providing information to authorized individuals, institutions, and organizations
• Conducting social responsibility and civil society activities
• Managing relationships with business partners, service providers, and suppliers
• Conducting training activities
• Contacting participants before and after the event
• Obtaining speakers' feedback regarding the events
• Creating a participant portfolio, statistically evaluating participation data for organized events
• Providing information about programs, events, offers, and all our training processes, and creating newsletters
• Planning the publication of the event in relevant media, including the Internet
• Executing emergency management processes
• Conducting occupational health/safety activities
• Contacting you about events to be held in the future

V. Transfer of Personal Data

Our Company takes care to process your personal data in accordance with the principles of "need-to-know" and "need-to-use," ensuring necessary data minimization and taking the required technical and administrative security measures. Since the management or supervision of event and organization processes and the operation of digital infrastructures necessitate a continuous data flow with various stakeholders, we are obliged to transfer the personal data we process to third parties, both domestically and internationally, for specific purposes.

Your personal data may be transferred to and processed within the country or abroad with our shareholders, business partners, affiliates and subsidiaries, group companies, and companies with whom we have a specific business partnership and their shareholders for the purposes of managing and supervising business activities, ensuring business continuity, and managing information security processes. It may also be shared with our business partners and service providers that provide, operate, or offer our IT infrastructure, our business partners and service providers that offer services in quality control, complaint management, and risk analysis; legally authorized public institutions and private individuals or organizations; and third parties to be specifically determined when the legitimate interest of the data controller requires it, and all of these transfers are limited to the purposes stated in this disclosure notice. Furthermore:

• For the purpose of ensuring security during the event, data such as identity information and camera recordings may be shared with third parties such as the event venue owner, event collaboration partners, sponsors, and security companies.
• For the purpose of conducting payment activities and accounting activities, data may be shared with service providers.
• Personal data such as photos and videos obtained during the event may be shared with advertising, promotion, and social media business partners solely for the purpose of promoting, informing, and advertising the event or the Company.
• Communication data may be shared with providers of travel, transportation, accommodation, and event organization services located both domestically and abroad within the scope of planning and executing travel, transportation, accommodation, and event activities.
• Information on entry and exit to the event area, including identity and contact information, may be shared with law enforcement due to legal obligations.
• Log records and camera recordings, if requested, may be shared with official authorities such as law enforcement, prosecutors' offices, and courts.

VI. Data Processing and Retention Period

Your personal data will be retained in accordance with the principle of being limited and proportionate to the purpose for which it is processed, and for the periods specified in the current legislation to which we are subject, limited to the purposes stated in this disclosure notice. After this period, your personal data will be deleted, destroyed, or anonymized. In the event of legislative changes regarding the data processing and retention period, your personal data will be processed and retained in a manner consistent with these changes.

VII. Rights of the Data Subject

As a data subject whose personal data is processed, you may exercise your rights under Article 11 of the Law (right to learn whether personal data is processed, to request information regarding processing, to learn the purpose of processing, to know the third parties to whom data is transferred, to request the correction of incomplete or incorrect data, to request the deletion or destruction of data, to request that all automated processes be notified to third parties, to object to analysis, and to request compensation for damages). To do so, in accordance with the Communiqué on the Procedures and Principles for Application to the Data Controller, you can contact us via our registered electronic mail address yanmarturkey@hs01.kep.tr or via e-mail at info@yanmar-turkiye.com, hand-deliver your request to the address Fatih Mah. Sanayi Cad. No:35 Allianz Kampüs Gaziemir/İzmir, or use the Application Form on our website. If you submit your application to us in this way, your requests will be evaluated and concluded as soon as possible, and within 30 (thirty) days at the latest.

For your application requests to be evaluated within the scope of the Communiqué on the Procedures and Principles for Application to the Data Controller, your application must include your full name, T.R. Identity Number if you are a Turkish citizen; your nationality and passport number or foreign identity number if you are a foreign national, your residential or work address for notification purposes, your e-mail address, phone or fax number if available, and the subject of your request. Depending on the nature of your request and the application method, we may request additional verification to confirm that the application truly belongs to you and to protect your rights.

The Company reserves the right to make changes to this disclosure notice at any time for reasons arising from the Law, secondary regulations, and Board decisions. Any changes made to the disclosure notice and the updated text will become effective immediately upon publication.